Vi använder cookies för att förbättra och anpassa ditt besök på vår webbplats. Här kan du läsa mer om cookies.
Jag förstår!
En lång rad med hänglås

Dina personuppgifter är säkra hos oss

GDPR - Aventus policy för hantering av personuppgifter

DU SOM BLIR COACHAD
 
 
 

Bättre skydd för dina personuppgifter

Den 25 maj 2018 började den nya dataskyddslagen GDPR att gälla inom EU. Den stärker de rättigheter du har när det gäller din personliga integritet och skärper kraven på alla som behandlar dina personuppgifter på ett sätt eller ett annat. 

En personuppgift är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en enskild person. Behandling av personuppgifter innebär t. ex att man samlar in, registrerar, lagrar, organiserar och bearbetar information.  

Vi tar skyddet av personuppgifter på stort allvar och har rutiner och system för att hindra att  uppgifter hamnar i orätta händer eller används på fel sätt. Vi äger och utvecklar själva våra register-system vilket gör att vi har full kontroll de personuppgifter vi behöver hantera. Vi gör löpande systemanpassningar för att möta krav på hög säkerhet och för att möjliggöra god hantering av behörighetsfrågor och gallringar.

 

 Aventus behandlar dina personuppgifter om du:

  • Köper tjänster av oss, antingen som privatperson eller i din egenskap av kontaktperson för ett företag, en organisation eller en myndighet

  • Är kontaktperson för ett företag eller en organisation i ett uppdrag som förmedlas av någon av de kollektivavtalsfonder vi får uppdrag från

  • Söker en utannonserad tjänst eller skickar in en spontanansökan
  • Deltar i ett omställningsprogram hos oss

  • Deltar i en utbildning eller annat arrangemang vi anordnar

  • Tar kontakt med oss i på andra sätt, t ex via vår hemsida, sociala medier per e-post eller telefon
  • Tackar ja till att få nyhetsbrev eller laddar ner material från vår hemsida

 

Vi behöver behandla personuppgifter om dig som är kund eller kontaktperson hos dem vi har fått uppdrag från. I dessa fall använder vi uppgifter som du själv förser oss med eller uppgifter som vi får av våra uppdragsgivare. Vi kan också komma att inhämta uppgifter från offentliga register som SPAR och liknande. 

Uppgifterna används för att kunna genomföra våra åtaganden på ett bra sätt, för att utvärdera och utveckla vår verksamhet och för att kunna marknadsföra våra tjänster.

På vår hemsida finns ett flertal formulär där du kan be om att få ta del av material i vår kunskapsbank, be om offerter, anmäla dig till en utbildning, prenumerera på nyhetsbrev eller be oss om att ta kontakt med dig av andra anledningar. Om du kontaktar oss via ett sånt formulär eller om du ringer eller e-postar till oss använder vi den data du ger oss för att kunna ta hand om ditt ärende. Detta måste vi göra för att kunna för att vi ska kunna svara på din begäran (t.ex. svara på frågor och skicka nyhetsbrev eller eventinbjudningar).

Behandlingen sker i dessa fall med stöd av en intresseavvägning. Vi ansvarar för att du som registeras informeras om behandlingen på det sätt som dataskyddsreglerna kräver. 

 

Rätt att ta del av information

Du har alltid rätt att ta del av all information som vi har sparat om dig. Önskar du ett sådant registerutdrag kan du ringa till oss eller skicka ett mejl till info@aventus.se med rubriken ”Registerutdrag” så återkommer vi till dig.


Rättning av information

Om vi har felaktiga eller missvisande uppgifter om dig som du vill rätta, har du rätt att begära att vi ändrar dem. Önskar du göra en rättning skickar du ett mejl till info@aventus.se med rubriken ”Rättning av information” så återkommer vi till dig. Du kan förstås också ringa.

När vi har gjort en rättning skickar vi ett nytt registerutdrag så att du kan se att din rättning har blivit korrekt gjord.


Radering av personuppgifter

Dina personuppgifter raderar vi normalt sett om vi inte haft någon aktiv kontakt de senaste tre åren. För dig som har blivit coachad och kan omfattas av våra garantiåtagande, sparar vi dina uppgifter i upp till fem år. Du kan när du så önskar, begära att vi raderar all information om dig som vi inte enligt lag eller avtal är skyldiga att spara. Detta gör du genom att skicka oss ett mejl med din begäran till info@aventus.se eller ringa till oss.

  

 
 

 

För dig som söker ett jobb via oss

 

Vi behandlar dina personuppgifter för att tillhandahålla rekryteringstjänster som du har samtyckt till och vara sökbar för våra rekryterare, delta i intervjuer, kunskapstester, referenstagning samt din kommunikation med oss. Vi använder denna information för att förbättra vår tjänst och service till dig, utföra analyser avseende tjänstens användning och prestanda i syfte att förbättra tjänsten. Vi behandlar även dina personuppgifter för att upprätthålla säkerhetsåtgärder för personuppgifter för att förhindra bedrägerier, säkerställa nätverks- och informationssäkerhet, inklusive att förhindra obehörig åtkomst och skada till elektroniska kommunikationsnätverk och datorer. 

För att Aventus ska kunna erbjuda jobbsökningsfunktionen baserad på ditt samtycke behandlar vi följande information inklusive, men inte begränsat till ditt namn, dina kontaktuppgifter inklusive e-postadress och telefonnummer samt även personuppgifter som ges in genom CV-dokument och andra ansökningshandlingar, inklusive, men inte begränsat till kontaktinformation, personnummer, uppgift om utbildningar, uppgift om födelsedag. Vi kan också komma att begära in mer information från dig för att kunna behandla din ansökan om arbete, såsom referenser, uppgifter om färdigheter eller om yrkeslegitimation om aktuellt.

Du som registrerad kandidat kan när som helst begära dina uppgifter raderade, rättade och invända mot behandling samt begära registerutdrag över vilka personuppgifter vi behandlar om dig, begära ut dina personuppgifter för att använda dem på annat håll(dataportabilitet), och lämna klagomål genom att kontakta oss på info@aventus.se

Vi behandlar dina personuppgifter för rekrytering, där vi administrerar din ansökan och informerar dig om rekryteringsprocessens olika steg.

Om du deltar vid intervjuer hos oss och genomgår kunskapstester som ett led i rekryteringsprocessen samlar vi in ytterligare information såsom dina svar på intervjufrågor, kunskapsfärdigheter, referenser från. Vi samlar enbart in material som har relevans för tjänsten. Du som går vidare i rekryterings processen av en tjänst presenteras till kund (3dje part) med kompetensbaserad information. Den CV du skickat in kan då komma att lämnas vidare till kund. Dina uppgifter behandlas enligt de gällande dataskyddsreglerna som råder.

Vi garanterar att dina uppgifter inte kommer användas till något annat ändamål eller i något annat sammanhang än du samtyckt till eller vad som framgår i denna policy. Vi lämnar heller inte ut dina uppgifter till något annat företag, annat än det som är nödvändiga för att administrera din ansökan, exempelvis leverantören av vårt kandidathanteringssystem.

Vårt dataregister samkörs inte med register från 3dje part. Dina uppgifter kommer inte att lagras längre än nödvändigt för att vi ska kunna uppfylla våra förpliktelser mot dig. All insamling och behandling av personuppgifter sker i enlighet med bestämmelser med de gällande dataskyddsreglerna.

Om du kommunicerar med oss via e-post, post eller annan form av kommunikation, kan vi behålla sådan kommunikation och informationen däri för att använda det för att besvara din förfrågan

Vår rätt att behandla dina personuppgifter baseras på ditt samtycke, att uppfylla avtal med dig samt vårt berättigade intresse. Vi kan komma att behandla personuppgifter för att utveckla, optimera och hantera vår verksamhet i form av den tjänsten vi erbjuder dig. I syfte att förbättra våra interna processer kan vi komma att sammanställa statistik för våra analysbehov. Vi har ett berättigat intresse av sådan behandling, men kommer att anonymisera personuppgifterna i så stor utsträckning som möjligt.

 

För dig som har träffat eller ska träffa en coach

 

När du blir coachad hos oss behöver vi ditt samtycke till att vi sparar de uppgifter som är relevanta för att du ska kunna genomföra ett omställningsprogram. Personuppgifter som Aventus får av dig, av en fond, din arbetsgivare, en myndighet eller som vi på annat sätt hämtar in, behandlas för att vi ska kunna fullgöra och administrera våra rättsliga skyldigheter som att uppfylla styrande myndigheters krav, följa ingångna avtal, men framför allt för att vi ska kunna ge dig så bra hjälp och stöd som möjligt.

Uppgifter som namn, telefonnummer, adress och e-postadress använder vi i vårt deltagarregister för att kunna hålla kontakt med dig, för att boka in möten och följa upp hur det går för dig. Uppgifterna används för att kunna svara på dina frågor eller synpunkter via chatt, mejl och webbformulär. De används också för att sända dig nyhetsbrev, tips om lediga jobb eller annan information som vi tror du kan ha nytta av.

Vi använder i vissa fall även avidentifierad information för utvärdering och utveckling av vår verksamhet.

När ditt omställningsprogram genomförs på uppdrag av en fond eller av din nuvarande eller tidigare arbetsgivare, ger Aventus återkoppling om ditt omställningsarbete till uppdragsgivaren. 

Om du vill kan vi också komma att förmedla dina kontaktuppgifter och ansökningshandlingar till arbetsgivare som söker personal. Om detta blir aktuellt får du alltid godkänna i förväg att vi förmedlar dina uppgifter.

Utöver detta lämnar Aventus aldrig ut dina personuppgifter till tredje part.


Lagring av information

Utgångspunkten är att vi aldrig samlar in och lagrar mer information än vad som behövs för att vi ska kunna genomföra vårt uppdrag. Aventus kommer att lagra följande information:

  • Förnamn, efternamn, kontaktuppgifter och i vissa fall personnummer
  • Personliga brev och CV som du tillsammans tar fram med din coach
  • Kontakter du har med oss via brev, mejl och sms
  • Uppgifter om tidigare anställningar
  • Vem som är uppdragsgivare för ditt omställningsprogram

Aventus coacher gör också löpande minnesanteckningar om det ni talar om samt dina aktiviteter. 

I vissa undantagsfall kan även känsliga uppgifter om t ex din hälsa, sparas om det behövs för att kunna ge dig så bra stöd som möjligt. Detta kan vara aktuellt vom vi ska hjälpa dig vid kontakter med arbetsförmedlingen eller försäkringskassan. Aventus sparar aldrig mer information än vad som är nödvändigt. Du tillfrågas alltid särskilt av din coach innan denna typ av information sparas.

 

Rätt att ta del av information

Du har alltid rätt att ta del av all information som vi har sparat om dig. Önskar du ett sådant registerutdrag kan du antingen ta upp det med din coach, ringa till oss eller skicka ett mejl till info@aventus.se med rubriken ”Registerutdrag” så återkommer vi till dig.


Rättning av information

Om vi har felaktiga eller missvisande uppgifter om dig som du vill rätta, har du rätt att begära att vi ändrar dem. Önskar du göra en rättning tar du upp det med din coach eller skickar ett mejl till info@aventus.se med rubriken ”Rättning av information” så återkommer vi till dig. Du kan förstås också ringa.

När vi har gjort en rättning skickar vi ett nytt registerutdrag så att du kan se att din rättning har blivit korrekt gjord.


Radering av personuppgifter

Dina personuppgifter raderar vi efter att våra garantiåtagande gentemot dig har slutat att gälla (upp till fem år), men du kan när du så önskar, begära att vi raderar all information om dig som vi inte enligt lag eller avtal är skyldiga att spara. Detta gör du genom att skicka oss ett mejl med din begäran till info@aventus.se eller ringa till oss.

 

 

 
 

För dig som ställer upp som vår referens

Nedanstående information gäller endast för dig som har gett oss ett särskilt medgivande att vi får ange dig som referens.

Utöver de uppgifter som vi normalt samlar in om den som är vår kund eller blir coachad av oss, sparar vi också bild och/eller text som vi använder i marknadsföringssyfte genom publicering på vår hemsida och i våra sociala medier.

Efter särskilt medgivande av dig kan vi också komma att vidarebefordra dina kontaktuppgifter till potentiella kunder. Du blir alltid tillfrågad i varje enskilt fall om du ger oss tillåtelse att lämna ut dina kontaktuppgifter på detta sätt och vi publicerar givetvis aldrig några kontaktuppgifter på vår hemsida eller i sociala medier.

Du kan när som helst ta tillbaka ditt medgivande och då kommer vi inte använda dig som referens längre.

 

 
 
Aventus AB © 2020